Créer la mise à jour pour la direction · MS-4004

À la fin de cette tâche, vous saurez transformer un sommaire et une procédure en cinq diapositives pour une directrice qui dispose de quinze minutes et de quatre régions, et dire la partie inconfortable sans avoir l'air de blâmer le client.

Votre situation

Joni Sherman préside la revue régionale. Quinze minutes, quatre régions, et elle n'a pas vu de chiffre sur Calgary depuis la deuxième semaine. C'est elle qui a approuvé ce redressement.

La position honnête est délicate. La cause mesurable la plus importante, c'est l'heure de dépôt du client, et vous ne pouvez pas la lui imposer. Mal formulé, c'est un fournisseur qui blâme son client pour ses propres chiffres. Bien formulé, c'est un énoncé clair de ce que vous contrôlez, de ce que vous ne contrôlez pas, et de ce que vous faites pour la partie hors de votre contrôle.

Elle posera une question. Mieux vaut avoir la réponse sur une note que la chercher dans la salle.

Important

Livrable : cinq diapositives — où en est le chiffre, ce qui a changé, ce qui n'est pas réglé, ce qu'il faut du client, et ce que vous lui demandez — avec les notes du présentateur pour la diapositive difficile.

Fichiers utilisés

Fichier	Contenu
Votre sommaire hebdomadaire de la tâche 3	Les chiffres et le graphique
Votre procédure de la tâche 4	Ce qui a changé au centre
CanadaPost_Ops_Network_Findings.md	Ce qui peut et ne peut pas être affirmé
CanadaPost_Briefing_Deck_Template.pptx	Le gabarit de présentation Postes Canada, facultatif

Comment lire les invites

Chaque invite ci-dessous forme un seul bloc que vous pouvez copier tel quel. Les lignes commençant par # sont des étiquettes, pas des instructions : elles indiquent où l'invite cesse de poser l'objectif et commence à donner le contexte, les sources et les attentes. Les copier avec l'invite ne cause aucun problème.

Ces quatre mouvements, dans cet ordre, sont ce qui rend une invite efficace. Reprenez la même forme lorsque vous rédigez les vôtres.

Étapes

Ouvrez PowerPoint. Si vous utilisez le gabarit Postes Canada, ouvrez-le et enregistrez d'abord votre propre copie.
Créez les cinq diapositives.
Invite o5-a
objectif
Crée une mise à jour de cinq diapositives sur le redressement de Calgary pour notre revue de direction.
contexte
Joni Sherman la préside et dispose de quinze minutes pour quatre régions. Elle a approuvé le redressement et n’a pas vu de chiffre depuis la deuxième semaine.
sources
Utilise le sommaire hebdomadaire et la procédure que j’ai joints, et rien d’autre.
attentes
Une diapositive pour chacun : où en est le chiffre, ce que nous avons changé, ce qui n’est pas réglé, ce qu’il nous faut du client, et ce que je lui demande. Quatre puces maximum par diapositive. Conserve le thème du gabarit tel quel.
Corrigez la diapositive qui a toujours besoin d'être corrigée.
Invite o5-b
objectif
Réécris la diapositive de données pour qu’elle ne fasse qu’un seul point.
contexte
Elle montre pour l’instant tout ce que j’ai mesuré. Dans la salle, il me faut un fait qu’elle répétera ensuite à son propre directeur.
sources
Le contenu déjà présent dans cette présentation.
attentes
Une phrase d’accroche qui est le point, trois chiffres à l’appui en dessous et pas davantage, chacun avec son unité et sa semaine.
Rédigez les notes de la diapositive que vous préféreriez sauter.
Invite o5-c
objectif
Rédige les notes du présentateur pour la diapositive sur ce qui n’est pas réglé.
contexte
La réponse honnête, c’est que la correction dépend d’un changement des heures de dépôt du client, et nous ne pouvons pas l’imposer. Mal dit, cela revient à blâmer le client pour nos propres chiffres.
sources
La présentation et le sommaire hebdomadaire.
attentes
Moins de 120 mots de notes. Dis ce que nous contrôlons, ce que nous ne contrôlons pas, et ce que nous faisons pour la partie hors de notre contrôle. Puis la question qu’elle posera et la réponse à donner.
Lisez la présentation à voix haute, chronomètre en main. Si elle dépasse quatre minutes, une diapositive doit partir.

Vérifiez votre travail

Cinq diapositives, quatre puces maximum sur chacune.
Chaque chiffre porte son unité et sa semaine.
Le tiers inexpliqué de l'écart est énoncé, pas enfoui.
Rien ne se lit comme un blâme envers le client.
La dernière diapositive nomme une décision attendue de Joni.

Invites pour aller plus loin

Pour commencer — obtenir la structure :

Transforme ce sommaire hebdomadaire en cinq diapositives : où
nous en sommes, ce qui a changé, ce qui n'est pas réglé, ce qu'il
nous faut, ce que je demande.

À l'aise — la réduire de moitié :

Réécris cette présentation pour un créneau de cinq minutes au
lieu de quinze. Dis-moi quelle diapositive je retire en premier
et ce que je perds en la retirant.

En confiance — répéter la salle :

Lis cette présentation comme Joni Sherman, qui a approuvé le
redressement et doit le défendre devant son propre directeur.
Donne-moi les trois questions qu'elle pose et celle à laquelle
je n'ai pas de réponse.

Tip

L'habitude ici, c'est d'assumer ce que vous contrôlez et de nommer ce que vous ne contrôlez pas. Les dirigeants ont l'habitude qu'on leur dise que tout va bien. Ce dont ils se souviennent, c'est de la personne qui leur a dit précisément où cela n'allait pas.