Rédiger le sommaire exécutif

À la fin de cette tâche, vous saurez transformer la recherche client et les données de rendement en un récit décisionnel destiné à la direction, aux responsables de comptes et aux parties prenantes internes.

Votre situation

Votre sommaire de compte de la tâche 1 dit ce qui se passe. Il ne dit pas encore quoi faire. Miriam Graham, vice-présidente Chaîne d'approvisionnement chez Tailwind, assistera à la révision de mars et a demandé « le portrait complet sur une page ». Elle n'a pas été informée en détail des défaillances de service.

Vous ajoutez maintenant les chiffres.

Fichiers utilisés

Comment lire les invites

Chaque invite ci-dessous forme un seul bloc que vous pouvez copier tel quel. Les lignes commençant par # sont des étiquettes, pas des instructions : elles indiquent où l'invite cesse de poser l'objectif et commence à donner le contexte, les sources et les attentes. Les copier avec l'invite ne cause aucun problème.

Ces quatre mouvements, dans cet ordre, sont ce qui rend une invite efficace. Reprenez la même forme lorsque vous rédigez les vôtres.

Étapes

1. Ouvrez CanadaPost_Parcel_Performance.xlsx dans Excel. Les données sont déjà mises en forme comme tableau, ce qui aide Copilot à repérer la plage de façon fiable.

2. Ouvrez le volet Copilot et demandez l'analyse.

   objectif

   Trouve les tendances et les problèmes dans ces données de rendement des colis.

   contexte

   Il s’agit du compte Tailwind Traders, dont la fiche fournisseur exige 95 % de livraisons à temps. Je dois savoir où nous avons atteint cette cible, où nous l’avons ratée, et ce qui a bougé en même temps.

   sources

   Utilise uniquement les données de ce classeur.

   attentes

   Couvre la tendance du volume sur l’année, chaque mois passé sous 95 %, ce qui a changé d’autre durant ces mêmes mois, et si le coût par envoi s’est amélioré ou dégradé. Donne-moi les chiffres réels, pas des adjectifs.

3. Deux mois devraient ressortir. Demandez à Copilot ce qu'ils ont en commun.

   objectif

   Compare les deux pires mois de livraison à temps au reste de l’année et dis-moi ce qui les distingue.

   contexte

   Je dois décrire le phénomène au client sans affirmer une cause que je n’ai pas établie.

   sources

   Utilise uniquement ce classeur.

   attentes

   Montre le volume, le taux de retours et la satisfaction de ces mois par rapport à la moyenne annuelle, puis donne-moi une phrase décrivant le phénomène de façon factuelle, sans aucun lien de causalité.

4. Ouvrez Word et créez un document. Joignez votre sommaire de compte de la tâche 1 et demandez le sommaire exécutif.

   objectif

   Rédige un sommaire exécutif d’une page en vue de la révision tarifaire de mars.

   contexte

   Il est destiné à la vice-présidente Chaîne d’approvisionnement de Tailwind, qui n’a pas été informée en détail des problèmes de service et a demandé le portrait complet sur une page. Elle s’intéresse au coût total livré et à ce qu’elle peut présenter à son comité de direction.

   sources

   Utilise mon sommaire de compte et l’analyse de rendement de ce document, et rien d’autre.

   attentes

   Cinq sections : Situation, Ce que montrent les données, Pourquoi maintenant, Recommandation, et Ce qu’il reste à confirmer. Mets la recommandation dans les deux premières phrases. Des chiffres plutôt que des adjectifs, et une page maximum.

5. Demandez à Copilot de l'affûter pour un lecteur de direction.

   objectif

   Rends ce sommaire plus rapide à lire sans perdre la preuve.

   contexte

   La lectrice a cinq minutes et trois autres fournisseurs à passer en revue.

   sources

   Travaille à partir du brouillon de ce document.

   attentes

   Supprime chaque phrase qui ne change pas une décision et transforme l’impact d’affaires en petit tableau. Conserve chaque chiffre et chaque référence de source, et n’ajoute aucune affirmation qui n’y était pas déjà.

6. Validez avant d'aller plus loin. Vérifiez chaque chiffre du sommaire dans le classeur, y compris ceux que vous avez tirés des notes de compte. La fiche de compte et le classeur ne concordent pas partout, et en cas d'écart c'est le classeur qui fait foi. Copilot résume bien, mais les chiffres vous appartiennent.

   objectif

   Liste chaque chiffre et chaque affirmation factuelle de ce sommaire pour que je puisse les vérifier.

   contexte

   Ce document ira à une dirigeante du client, donc toute erreur qui s’y trouve est la mienne.

   sources

   Travaille à partir du brouillon de ce document.

   attentes

   Donne-moi deux colonnes - l’affirmation et la source dont elle provient - et signale toute affirmation qu’on ne peut rattacher à aucune source. Signale ensuite à part tout chiffre sur lequel les notes de compte et le classeur divergent, et dis lequel le classeur appuie.

7. Ouvrez Outlook et rédigez le message d'accompagnement à Lynne Robbins lui demandant de réviser le sommaire avant l'envoi au client.

8. Enregistrez le document Word. Les tâches 4 et 7 s'appuient directement dessus.

Vérifiez votre travail

• Chaque chiffre du sommaire correspond au classeur.
• Tout chiffre sur lequel les notes de compte et le classeur divergent est signalé, et c'est celui du classeur qui est retenu.
• Le nombre de mois sous 95 % vient du classeur, et non de la formulation de la fiche de compte.
• Les écarts de juillet et de décembre sont énoncés en pourcentages réels.
• Rien dans le sommaire n'affirme une cause au problème de Calgary.
• La recommandation apparaît dans les deux premières phrases, pas les dernières.
• Le tout tient sur une page.

Invites pour aller plus loin

Pour débuter :

Transforme la recherche de compte jointe en un sommaire d'une
page avec trois constats, un risque et une action recommandée.

À l'aise :

À partir des données de rendement et des notes de compte,
construis l'argumentaire pour ajouter à ce compte les services
Managed Account Reporting et Peak Season Planning. Montre
quelle preuve appuie chacun et ce qu'une gestionnaire de
l'approvisionnement sceptique répondrait.

En confiance :

Rédige le sommaire exécutif deux fois. D'abord pour Miriam
Graham, vice-présidente Chaîne d'approvisionnement, qui
s'intéresse au coût total livré et à la reddition de comptes.
Ensuite pour Nestor Wilke, directeur des Opérations de
distribution, évalué sur la livraison à temps. Garde les mêmes
faits et change seulement l'ordre et l'accent.